建設工程檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇建設工程檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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杜勝利 薛小芳

山東興唐源建設工程有限公司山東濟寧272000

摘要 ：建設工程檔案管理、

關鍵詞 ：工程檔案 編制 管理 驗收

中圖分類號：K206文獻標識碼： A

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，工程建設規(guī)模也在不斷擴大，而建設工程技術檔案也隨之日益顯現(xiàn)出在經(jīng)濟建設中的地位和作用。對于一個城市的建設而言，科學的管理利用好建設工程技術檔案，不僅能完整的反應出特定的歷史時期建設工程發(fā)展的狀況，而且能為一個城市建設事業(yè)的發(fā)展和社會進步提供完整的資料。

目前國家已經(jīng)頒布實施了有關的法律、法規(guī)和規(guī)程，使建設技術檔案管理步入了法制化軌道。國務院《建設工程質量管理條例》第十七條明確規(guī)定：建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。《城市建設檔案管理規(guī)定》第六條也規(guī)定：建設單位應當在工程竣工后六個月內，向城市規(guī)劃行政主管部門和城建檔案關報送一套符合規(guī)定的工程建設檔案。

一、工程檔案現(xiàn)狀

目前，我國建筑企業(yè)只重于工程項目的經(jīng)濟效益，而對于工程技術資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職資料員，工程資料記錄不規(guī)范，資料管理工作手段落后，使資料不能真正反映建設項目的實際情況，給施工單位在工程竣工移交和評優(yōu)時帶來很多不必要的麻煩。另外，在我國許多小城市甚至一些中等城市中對于建設工程技術檔案還沒有專門的收藏機構，檔案往往被遺忘丟失或損壞，檔案管理的不完善就對以后城市規(guī)劃、改造、建設提供不出依據(jù)資料，造成許多失誤和損失。就其產生的原因是多方面的：一是工程期限較長，從資料收集、編制、整理到立卷歸檔的過程較長；二是建設工地點多面廣，較為分散，基建投資規(guī)模不大、資料收集整理較為困難；三是涉及的工序多變更修改多，難以保證資料形成的完整全面性。另外，地方有些檔案管理人員資料收集不及時、審核不嚴格、立卷歸檔不規(guī)范、保存不當?shù)龋率箼n案管里工作形成缺陷，存在諸多不完善之處。這就要求檔案管理人員努力提高自身素質和管理水平，適應新時期檔案管理工作的需要，建立健全各項檔案管理制度，通過嚴格的制度化管理使之科學化、標準化、規(guī)范化，使檔案管理工作從開工到竣工，從最初的資料收集、編制、分類整理到最后的立卷歸檔都有章可循。同時，作為建設工程主體各方均應依法做好建檔工作。

二、建設工程三方的職責

目前我國建設工程檔案主要包括在以下工程中發(fā)生的資料信息規(guī)整、收集：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎設施工程；公用基礎設施工程；公共交通基礎設施工程；市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管線工程。而作為建設工程主體各方應嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》履行相關的職責。

建設單位負責建設工程檔案的匯總和報送。建設單位與施工單位在簽訂工程承發(fā)包合同時，明確編制、移交竣工圖等工程檔案材料的責任、要求等內容，建設項目有建設單位分包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制其所承包的工程竣工圖，再由建設單位負責匯總整理。

建設單位在辦理《施工許可證》之前，要先到工程所在地的城市建設檔案管理部門簽訂建設工程竣工檔案報送責任書，領取報送文件材料表，并交納竣工檔案整理綜合服務費。建設單位在工程竣工驗收后，應通知檔案管派員對其竣工檔案進行預驗收，建設單位在辦理建設工程竣工檔案全套文件材料報送城建檔案館，報送的材料符合要求的，城建檔案館收到在15日之內經(jīng)審核合格后，簽發(fā)《建設工程竣工檔案合格證》。建設單位在取得建設工程檔案專項預驗收意見書后，方可組織工程竣工驗收；而國家和省級的重點建設工程竣工驗收，必須同時通知省級城建檔案館參加。建設單位應在工程竣工驗收后3個月內，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案，內容不完整的，應限期補充、完善，建設工程投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設單位也應當組織設計、施工單位根據(jù)實際情況修改、補充和完善原工程檔案；凡是涉及結構和平面布置改變的，應當重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后3個月內，再次向城建檔案館報送。在城市規(guī)劃區(qū)內建設建筑物、構筑物和其他設施的建設單位也應辦理竣工檔案。

施工單位按照國家、省、市有關城建檔案管理的規(guī)定及合同的約定，及時編制、移交竣工圖及其他工程檔案材料，并對其準確性負責。

監(jiān)理單位應著手監(jiān)理健全監(jiān)理檔案制度，督促施工單位及時收集、整理工程文件資料，并對其完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審查，協(xié)助建設單位做好工程檔案材料的匯總。

建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，對建設工程檔案專項預驗收意見書進行審查。

三、竣工檔案的編制與報送

凡是新建、改建、擴建的建設項目，均應按照有關規(guī)定編制建設工程竣工檔案，并向城建檔案館及時報送。建設工程竣工檔案的歸檔文件內容包括：工程準備階段文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五部分。作為工程建設的主題各方的建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位必須將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍，其報送的建設工程檔案應滿足一下基本條件：原始的建筑工程資料；與工程實體相符的建設工程竣工圖，并要加蓋竣工圖章；建設工程的照片、錄音、錄像等聲像資料以及市級以上重點工程采用的計算機管理的光盤、磁盤等電子資料。

四、建設工程檔案的必要性

當前建設工程檔案管理工作于人們的生活緊密相關。現(xiàn)實生活中人們的生活緊密相連。現(xiàn)實生活中的人們離不開水、電、氣、通風、交通、住房、綠化、環(huán)境、商業(yè)、服務、旅游等設施，而所有這些設施項目建設過程中形成的檔案完整準備與否，會直接影響著人們的正常生活。同時建筑工程檔案對防范自然災害的破壞，及破壞后的回復建設都有著不可替代的作用，是減少損失的重要手段之一，可見，做好建設工程檔案管理工作非常必要．

五、參考文獻

1.濟寧市安全生產監(jiān)督管理局 《濟寧市安全生產執(zhí)法監(jiān)察法律法規(guī)選編》

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關鍵詞：城市建設工程檔案 管理 以人為本

Abstract: urban construction archives is the carrier of human civilization heritage city, is the original, authentic records of the whole construction project, is a kind of potential productivity. Management of urban construction archives work is the key to people, give full play to the human potential, to provide better services for the archives.

Keywords: urban construction archives management people-oriente

中圖分類號：TU984.11+1 文獻標識碼：A

城市建設工程檔案管理的意義

城市建設工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設及管理中直接形成的對囯家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種材料，它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。

（1）城市建設工程檔案是積累城市建設的經(jīng)驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物，城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是工程實體；一是工程檔案。工程檔案真實地記錄建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經(jīng)濟。因此它是儲備工程技術、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市，一個地區(qū)來說，如果它擁有質量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。

（2）城市建設工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎，城市規(guī)劃就是根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎特色等動態(tài)因素進行全面、綜合的、科學的長遠的預測和設想。通過論證編制城市規(guī)劃方案，城市規(guī)劃的編制應該依據(jù)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃以及當?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧、綜合布置，在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎。

（3）城市建設工程檔案是城市建設和管理的重要依據(jù)。現(xiàn)代城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容廣泛、復雜，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)在的小城市，幾年、幾十年后將建設成為初具規(guī)模的城市，甚至成為舉世矚目的大城市，隨著城市現(xiàn)代進程的加快，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地上、地下空間利用率越來越高，建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有依工程檔案為依據(jù)，才能進行科學的規(guī)劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

（4）城市建設工程檔案是城市防災、減災的重要依據(jù)。1976年唐山大地震、2008年汶川大地震，災后利用了大量的工程檔案進行改造和修復，發(fā)揮了檔案的自身價值。實踐證明，合理、充分利用工程檔案起到事半功倍的效果，節(jié)約了時間和投資。

2、如何做好城市建設工程檔案的管理

工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維護一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關系。人是管理的第一要素。

（1）要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》《鐵路建設項目檔案驗收辦法》文件的規(guī)定，制定了《呼和浩特鐵路局建設檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設項目檔案驗收辦法》等具體的規(guī)法要求，將檔案驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設、管理程序中，從根本上保證檔案的內在質量和外在質量，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，加大執(zhí)法力度，實現(xiàn)工程檔案在新時期的依法治檔。

（2）詳實的業(yè)務規(guī)范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，根據(jù)單位實際情況，制定了《呼和浩特鐵路局建設建設檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設項目檔案驗收辦法》、《呼和浩特鐵路局科學技術檔案作業(yè)標準》、《呼和浩特鐵路局科學技術檔案分類編碼》等規(guī)范標準，符合城市現(xiàn)代化發(fā)展，數(shù)字化建設的需要，順應時展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現(xiàn)工程檔案由微觀操作向宏觀管理轉變。

（3）以人為本，發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規(guī)、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質的檔案管理專業(yè)隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術、會管理、業(yè)務精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業(yè)務培訓，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務的集中培訓班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，不斷強化檔案業(yè)務基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎工作得到有效保障，做好工程建設項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環(huán)節(jié)工作，確保工程項目歸檔材料質量良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業(yè)務指導，現(xiàn)場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規(guī)范中，進一步做好對工程檔案的管理。

3、開發(fā)檔案自身價值。

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關鍵詞：建設工程檔案；收集；整理

一、建設工程檔案及管理

筆者認為，建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續(xù)維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā)，確定建設工程檔案的外延。

建設工程檔案的管理，是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之，建設工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關建設進程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設工程檔案，具有復雜性。收集、整理和保管好建設工程檔案，做好建設工程檔案的查閱服務，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄，是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時，檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設工程檔案的收集

所謂檔案收集，就是檔案館根據(jù)各種線索，到社會上找尋、征集有關的檔案資料。從建設工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設審批管理部門，環(huán)保消防等部門，也涉及業(yè)主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此，一般的建設項目，其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設項目，才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。

建設工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎環(huán)節(jié)，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提 。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。單位建設工程檔案收集應當注意以下問題：

第一，應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多，從項目的醞釀提出就會產生動議性文件，之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限，電子文件亦是建設工程的歷史記錄，自應收集。

第二，應當注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄，收集時間距離檔案文件產生的時間越長，越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求，特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔，亦應依法在規(guī)定時限內歸檔。

第三，建立單位內部建設檔案歸檔程序。單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度，并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應當承擔的工作責任，以保證建設工程檔案的順利收集。

第四，檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設，檔案管理人員就應當主動聯(lián)系各部門檔案負責人和專兼職檔案員，了解工程進度和工程基本情況，做到心中有數(shù)，在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。

第五，建設工程檔案收集應當有所側重。建設工程檔案在收集時應當有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設計圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全，對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設工程檔案的整理

檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容，是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規(guī)范，或者不齊全，因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此，單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題，單位檔案管理人員應當根據(jù)工程與單位實際，采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則，不宜以定式常法為據(jù)。

單位建設工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。

第一，以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。單位存在不同建設工程的，其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確，一般不存在模糊問題，而批準日期則因工程批準部門較多，日期一般不統(tǒng)一。難以確定以哪一批文日期為準，容易形成標準不統(tǒng)一的問題。同時，有時文件規(guī)定的動工日期與實際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標準。

第二，同一個工程項目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。

第三，同一個工程項目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。

第四，以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數(shù)字檔案館建設目標相銜接，故此，應以文檔主要事項為題錄，如某某項目可行性報告等。

總之，單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作，應當以高度的責任心認真對待，科學整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應付。

四、單位建設工程檔案的保管

單位建設工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。

一般而言，紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真，加之經(jīng)常性的復制，導致資料清晰度下降，保管成本高。

因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應當利用現(xiàn)代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數(shù)字技術保存為數(shù)字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是，在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應加注說明性題名，并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等

基本資料，以便于查閱。

五、單位建設工程檔案的利用服務

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要，或因學習建筑設計，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務，是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設工程檔案管理人員應當在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。

第一，利用單位建設工程檔案應當符合法律規(guī)定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機構或人員可以查閱，均需要依法進行。

第二，單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用，特別是檔案，應當嚴格按照法律規(guī)定的程序，通過申請、核準、查閱等基本程序，而且查閱地點、方法等均須符合規(guī)定。

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[關鍵詞]建設工程歸檔工作管理對策

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：

隨著國家經(jīng)濟建設規(guī)模的不斷增長，電網(wǎng)建設的步伐也逐步加快。近幾年，電網(wǎng)建設工程項目多、投資大、標準高，電力工程檔案在規(guī)范化管理方面也進行了積極探索和研究。同時系統(tǒng)內開展的創(chuàng)優(yōu)質工程活動，對作為各項工程管理基礎的檔案管理也提出了新要求，如何適應新形勢、新任務，創(chuàng)造性的開展工作，不斷提高建設工程的檔案管理水平，如何滿足優(yōu)質工程的要求，如何保證項目檔案的齊全完整和項目準確性是現(xiàn)階段我們應該思考和認識的重要課題。

電力建設工程檔案的特點和作用

電網(wǎng)建設工程檔案是指電網(wǎng)建設工程項目在立項、審批、招投標、勘測、設計、施工、調試、竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的全部文件原始材料。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，在電力企業(yè)中，電力工程檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程，電力系統(tǒng)的特性決定了其檔案內容大多是高技術密集型的；而其電力工程檔案涉及單位部門又多，特別是系統(tǒng)外單位產生的工程檔案，種類多、數(shù)量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復雜。同時一個完整的工程項目建設通常周期長，從工程立項、可行性研究、圖紙設計、施工等等，到最后竣工驗收投運，一般要跨越一兩年甚至更長時間。這給檔案資料收集整理帶來很大不便，極易造成資料散失。因此電力建設工程檔案具有專業(yè)性強、面廣量大、時間跨度大等特點。

但是一份齊全的工程檔案在建設工程中也發(fā)揮很大作用：

（一）工程檔案是電力工程建設和管理工作的重要依據(jù)。對于各項電力工程的維護、改擴建、管理，主要靠的是工程檔案的儲存。只有以原始的檔案記錄為依據(jù)，才能順利進行科學的規(guī)劃、建設管理，避免不必要的浪費和損失。對于電力企業(yè)來說，如果它擁有數(shù)量較多、質量較高的工程檔案資料，也就在一定程度上擁有比較雄厚的技術基礎，就會避免盲目性投資，減少經(jīng)濟損失，提高企業(yè)效益。

（二）工程檔案是電力工程建設規(guī)劃工作的基礎。沒有工程檔案，工程建設就會盲目性，變電所的線路的維修、改擴建就難以進行，造成一片混亂。如果能合理、充分利用工程檔案，調閱工程檔案做參考，就可以合理開發(fā)、合理設計、合理施工，充分發(fā)揮投資效益。

二、目前施工方檔案管理中常見的質量通病及原因分析

目前的工程檔案管理實行了“誰牽頭誰負責”的項目負責制，變建設單位一家抓檔案，為建設、設計、施工、調試、監(jiān)理多家抓檔案，雖然各施工單位的都盡可能規(guī)范化的按照歸檔要求進行組卷歸檔。但仍暴露出很多問題：

（一）工程文件材料的形成質量不符合規(guī)范要求。在工程建設的過程中，相當一部分文件材料的制作不規(guī)范，主要表現(xiàn)為:用紙的不規(guī)范，文件的制作未嚴格使用A4紙張；用筆的不規(guī)范，有的項目出現(xiàn)鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水等不合格的書寫材料制作文件；簽字不規(guī)范，有代簽、漏簽、打印和印章代替簽名的現(xiàn)象；記錄表式不符合規(guī)范要求，有的表式為復印件。

（二）部分工程的檔案管理未與工程建設同步。相當多的項目在實施過程中，檔案管理明顯滯后于項目建設的進程：如沒有在項目開工之初，即將檔案工作的有關要求納入項目建設的合同之中，對工程檔案實行合同化管理；在對項目實施全過程的控制管理的同時，沒有將工程檔案工作的有關要求列入有關的控制管理內容。

（三）部分工程項目文件收集不齊全。一些項目在文件材料的收集上存在問題，歸檔資料不完整，相互支撐性文件不全，閉環(huán)管理不到位。比較突出的，一是對前期文件收集不完整、不系統(tǒng)，特別是變電站設備的招投標文件收集起來很困難；二是未重視對聲像及電子文件的收集。

（四）對工程檔案重視程度不夠。電力建設工程是臨時組成的施工單位，具有很強的階段性、流動性。個別領導并沒有真正把工程檔案工作擺在應有的位置，只注重施工進度、工藝質量，而忽視檔案管理工作，存在著對檔案工作說起來重要，干起來次要的現(xiàn)象，等到工程竣工驗收時，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊加工，致使工程竣工檔案質量較差，影響到日后的提供利用。

（五）工程竣工圖的編制質量不高。按照國家的有關規(guī)定，建設項目的竣工圖應準確、清楚，修改到位，能真實反映項目竣工時的實際情況。但有的建設項目竣工圖不僅收集不齊全，還存在相當多的問題，如有的項目，工程施工過程中的更改內容未在相關圖紙和相關部位上修改到位并注明修改的依據(jù)；有的竣工圖甚至未在必填項目上填寫相關內容。

(六)檔案人員配備不能適應工作的需要。檔案工作人員的業(yè)務素質較低，部分建設、施工單位的檔案管理人員都是兼職，事務多、頭緒雜，加之更換比較頻繁，對檔案業(yè)務知識的系統(tǒng)學習、掌握不夠。

根據(jù)以往的工程經(jīng)驗，發(fā)生如此多問題的主要原因是檔案管理制度不齊全，檔案管理人員在檔案整理過程中無章可循，檔案管理程序混亂；同時因為項目檔案形成單位眾多，關系繁雜，沒有統(tǒng)一的協(xié)調管理部門，檔案收集、整理就會受到諸多因素限制；而且項目部的檔案管理經(jīng)常是兼職檔案管理人員，業(yè)務水平不足，責任心不強，在檔案管過程中心有余而力不足，無法勝任檔案管理工作，而且檔案管理職責分工不合理，這也給以后的工程檔案資料的收集留下隱患。

三、做好電力建設工程檔案工作的對策措施

（一）健全檔案制度，檔案工作做到有章可循

電力建設項目檔案面廣量大，要使建設項目檔案工作有計劃、有步驟、高標準、全方位地有序進行，必須從建設項目開始，就建立科學、合理、適用和可操作性強，力度大的一整套建設項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、各方職責、獎勵處罰等方面作出明確的規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等重要問題，提出具體要求，使其有章可循，標準一致，職責分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

（二）強化過程控制，推進與工程項目的對接。

工程項目是工程檔案工作服務的主體，也是工程檔案資料的主要來源，要切實做好檔案收集與項目建設的對接工作，保證工程檔案管理工作的正常開展。電力工程建設時間跨度大，在檔案的收集、整理、保管各環(huán)節(jié)要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行，做到檔案工程和工程建設同步進行。

（三）加強法規(guī)宣傳與專業(yè)培訓，重視工程檔案管理

首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規(guī)定及相關的業(yè)務知識，對數(shù)字化檔案館的使用進行系統(tǒng)培訓，讓兼職檔案員及時了解組卷要求和工程動態(tài)。將建設工程檔案管理納入工程建設環(huán)節(jié)。同時要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，盡早介入工程建設活動。要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡體系，增強企業(yè)員工檔案意識，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。

（四）規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性

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［關鍵詞］建設工程檔案；管理的重要性；規(guī)范化

1建設工程檔案管理的重要性

建設工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn)，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質量的監(jiān)督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內容，對工程的質量有重要影響。就當前社會中各個行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現(xiàn)對社會價值的良好呈現(xiàn)，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內容充分重視。

2建設工程檔案管理的規(guī)范化措施

2.1充分了解建設工程的實施依據(jù)

就當前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等，而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據(jù)，進而使工程在實施過程中做到有章可循。

2.2建設工程檔案管理工作的程序化

在工程項目實施的過程中，一般會對相關檔案進行統(tǒng)一管理，按照分層的方式實施相應管理，而在具體實施的過程中，主要體現(xiàn)在以下幾方面；首先，實現(xiàn)檔案管理的體系化。在進行檔案管理的過程中，需要在實現(xiàn)集中領導的基礎上，實現(xiàn)管理的網(wǎng)絡化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關機構做出了調整，實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡分層。同時設置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，實現(xiàn)了對檔案管理職責的詳細劃分。其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進行監(jiān)控，同時也從設備、電氣儀表以及土建等多個方面進行監(jiān)理，在實際監(jiān)控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準確性得到保證，施工單位需要設置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務部門以及技術質量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進行監(jiān)測，進而使資料的準確性得以凸顯。

2.3做好對建設工程檔案管理工作的組織和協(xié)調

一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設置主要是為了實現(xiàn)對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業(yè)指導，使工程的實施的各方面得到有效協(xié)調，同時促進今后監(jiān)督以及維護檢查工作的順利實施。因此對于實施建設工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關的例會，使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態(tài)進行詳細監(jiān)管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進行定期檢查。除此之外，還可以加強對現(xiàn)代信息技術的運用，組織相關工作人員在網(wǎng)絡上進行自主學習、組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場進行具體解說。進而使工作人員對涉及到的相關技術，規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解，并且能夠實現(xiàn)對相關內容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進資料管理工作效率的提升。

2.4做好對工程結算的控制

對于建設工程單位來講，在簽訂協(xié)議和合同時，在前期需要對和工程相關的資料進行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結算付款時，需要獲得檔案管理部門的認可和簽字，然后進行最終付款。

2.5確保各項措施落到實處

在工程建設的過程中，一般會設置相應的檔案管理部門、相關職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進行歸納、整理以及累積，進而將檔案管理的職責更好落到實處，使工程質量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。

2.6實現(xiàn)工程建設與檔案管理的協(xié)調發(fā)展

工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調發(fā)展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，同時在進展過程中需要對工程質量進行詳細監(jiān)管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監(jiān)理措施，使工程項目中的整體內容納入到監(jiān)理范圍內，進而實現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環(huán)節(jié)得到滲透。

3結束語

總之，在工程建設過程中，檔案管理是進行施工、運行、檢測、維護以及改建等工作實施的有效保證，同時也對整個項目內容進行著記錄，是建設工程中涉及到的核心內容，由此可見，檔案管理的實施程度對資源的管理和利用有重要影響。因此相關單位在進行檔案管理的過程中，需要加強人員素質建設，完善相關管理體系，實現(xiàn)部門之間的充分溝通與交流，使資料的真實性和完整性得到充分體現(xiàn)，進而使工程得以順利進行。