檔案管理的分類方法精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案管理的分類方法，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：問題 方法

我國的廣大農(nóng)民工、到外地工作的一些專業(yè)人員都是我國流動人員的組成部分。因?yàn)槿藛T的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導(dǎo)致了我國的流動人員人事檔案管理出現(xiàn)了非常多的問題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對這些工作實(shí)際中出現(xiàn)的問題，采取針對性的解決方法來加以解決，使我國流動人員人事檔案的管理工作邁向一個(gè)新的臺階。

一、我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識不到位

首先，我國的流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識的不到位。一些檔案管理人員認(rèn)為在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人員流動巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營企業(yè)根本就不關(guān)心應(yīng)聘人員的檔案問題，只重視應(yīng)聘人員的工作能力和社會經(jīng)驗(yàn)。所以，他們在具體的人事檔案管理中根本就不具有很強(qiáng)的管理意識，把許多的人事檔案沒有進(jìn)行好好的保管工作和認(rèn)真的檢查工作。

（二）管理方法不到位

其次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現(xiàn)有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動人員人事檔案的紙質(zhì)材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發(fā)生火災(zāi)等情況發(fā)生時(shí)，這些檔案也就會付之一炬。同時(shí)，許多檔案管理單位缺少對于流動人員檔案信息的更新，導(dǎo)致許多的流動人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態(tài)，而對其近況沒有一點(diǎn)的了解。

（三）管理的封閉性

再次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準(zhǔn)確的存放地點(diǎn)，使其在需要自己的檔案時(shí)要費(fèi)盡周折才能弄清楚。

（四）管理中傳遞程序不合理

最后，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對于檔案的傳遞過程中導(dǎo)致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無法對自己檔案的內(nèi)容進(jìn)行清楚的了解。

二、我國流動人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其具體的措施有第一，要加強(qiáng)對于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動化向主動化服務(wù)轉(zhuǎn)變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動人員未來的升遷、就業(yè)等做好鋪墊。第二，要開辦專業(yè)的培訓(xùn)班，請來專業(yè)的人事檔案管理專家對于檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)上的培訓(xùn)和手把手的指導(dǎo)，全面的提高其專業(yè)技能和熟悉人事檔案工作的法律法規(guī)。同時(shí)在這個(gè)歷史的新時(shí)期，還要建立和健全流動人員檔案信息管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)對流動人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動人員檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化與正規(guī)化

其次，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化和正規(guī)化。第一，要認(rèn)真的對流動人員的檔案進(jìn)行接收和鑒別分類，把具有價(jià)值的人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真的保存和定期的檢查工作，把個(gè)人信息相關(guān)的內(nèi)容要裝訂成冊。第二，加強(qiáng)檔案信息的收集和完善，把許多個(gè)人流動信息的新情況加入到個(gè)人原有的檔案信息內(nèi)容之中，豐富個(gè)人檔案信息的內(nèi)容。比如：獎(jiǎng)勵(lì)情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、實(shí)效性。第三，對于可以體現(xiàn)出檔案個(gè)人才能與興趣愛好的內(nèi)容要進(jìn)行重點(diǎn)的登記和說明，比如：思想政治素質(zhì)、文化教養(yǎng)、實(shí)踐工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)水平、留學(xué)經(jīng)歷、科學(xué)研究成果、進(jìn)修情況等內(nèi)容可以在流動人員人事檔案中可以得到具體的體現(xiàn)，這些對于流動人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的分類歸{和整理，同時(shí)還要對流動人員人事檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學(xué)化和正規(guī)化的管理中可以很好的體現(xiàn)出檔案管理的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

再次，對于我國的流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式。對于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進(jìn)行科學(xué)的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時(shí)，在流動人員人事檔案管理工作中對于計(jì)算機(jī)的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強(qiáng)大功能的專業(yè)檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時(shí)間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對于檔案進(jìn)行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時(shí)間進(jìn)行分類、有些要按照地域進(jìn)行分類、有些要按照姓氏進(jìn)行分類、有些要按照年齡進(jìn)行分類等，針對這些具體的特點(diǎn)，對于流動人員人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類就可以更好地進(jìn)行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學(xué)性。

（四）對流動人員檔案管理加強(qiáng)開發(fā)與利用

最后，對于我國流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強(qiáng)這些檔案的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮出最大的應(yīng)用價(jià)值。比如：可以創(chuàng)建出專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，并且擴(kuò)大宣傳效果，讓越來越多的專業(yè)人才可以進(jìn)行這個(gè)數(shù)據(jù)庫個(gè)人專業(yè)信息，而檔案管理人員經(jīng)過審核認(rèn)證后，就可以把其信息在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行認(rèn)證推廣，而相關(guān)的用人單位要進(jìn)行付費(fèi)瀏覽，可以在這個(gè)數(shù)據(jù)中挑選出自己需要的專業(yè)人才。簡而言之，這個(gè)數(shù)據(jù)庫可以發(fā)揮出幫助一些專業(yè)人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時(shí)還可以彌補(bǔ)目前的找工作網(wǎng)站魚龍混雜的局面。

三、結(jié)語

對流動人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決方法進(jìn)行認(rèn)真的分析研究非常有利于我國檔案管理工作的科學(xué)化正規(guī)化發(fā)展，使其發(fā)揮出應(yīng)有的社會價(jià)值，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].圖書情報(bào)知識，2007，（03）.

[2]鄧紹興.流動人員人事檔案管理難點(diǎn)和對策[J].中國人才，2007，（19）.

篇2

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營也提出了更高的要求,在新形勢下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進(jìn)行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動或離任前,必須對其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長補(bǔ)短,不斷對自身的檔案管理進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語

總之,在新形勢下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅梅.淺析電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J]．青海電力，2007(1)

[2]肖莉.拓寬新視野創(chuàng)新電力檔案管理工作[J].新聞天地(下半月刊),2010,(10):24-25.

[3]黃磊.檔案質(zhì)量管理體系的構(gòu)建研究[J].山東大學(xué)學(xué)報(bào),2010,(04):20-22.

[4]孫家騫.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].科技促進(jìn)發(fā)展(應(yīng)用版),2010,(10)14-15.

篇3

1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強(qiáng)他們對新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理

業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強(qiáng)信息化管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應(yīng)及時(shí)出臺一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

二結(jié)束語

篇4

一、醫(yī)院中的檔案管理

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在日常的工作中涉及到的工作包括日常的醫(yī)療、衛(wèi)生的防疫、醫(yī)療的科研教學(xué)以及醫(yī)療器具的購進(jìn)與使用等等為了維持醫(yī)療工作正常進(jìn)行所必須的輔工作，這些工作的產(chǎn)生與進(jìn)行過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料以及影像資料等記錄或是證明性質(zhì)的文件，無論是對醫(yī)院還是國家來說這些檔案文件都是一種財(cái)富，其存在不僅可為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的決策參考，還能夠?yàn)閲以u估行業(yè)發(fā)展以及制度行業(yè)政策提供依據(jù)，而醫(yī)院的檔案管理工作主要負(fù)責(zé)的便是這類文件的保存與管理工作。

檔案管理工作不僅關(guān)系著當(dāng)前的資金流動以及醫(yī)療能力的記錄，更關(guān)系著今后的檔案調(diào)閱與審核的順利實(shí)現(xiàn)，在醫(yī)院的發(fā)展與運(yùn)作過程中具有承上啟下的銜接作用，這就為研究檔案管理現(xiàn)狀的問題與解決方法提供了現(xiàn)實(shí)的條件與必要性。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.醫(yī)院檔案管理工作得不到重視

當(dāng)期的醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于檔案管理的重要性都沒有一個(gè)正確的認(rèn)識以及端正的態(tài)度，這就使得檔案的管理工作缺乏必要的資金支持以及專業(yè)的管理隊(duì)伍，這種不重視的態(tài)度自然就導(dǎo)致了檔案管理人員工作態(tài)度的消極以及工總過程中的應(yīng)付以及敷衍，影響了檔案管理的效果。

2.管理人員業(yè)務(wù)水平不高

當(dāng)前醫(yī)院中的檔案管理人員多數(shù)都不是專業(yè)人員，檔案管理的知識體系不夠完善，專業(yè)技能也達(dá)不到要求，基本都是在實(shí)踐中現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣，具有較大的臨時(shí)性以及較明顯的應(yīng)付性，對于檔案資料的分類以及處理辦法都不夠?qū)I(yè)，缺乏科學(xué)性，造成了檔案管理工作的混亂。

3.管理資料內(nèi)容不全

醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作中效果最好的便是對于病患檔案的管理與保管工作，不僅可以滿足隨時(shí)的調(diào)閱，還是檔案管理中最具有條理性的檔案文件。但是對于采購、建設(shè)以及科研類的文件檔案便沒能做到類似的負(fù)責(zé)與認(rèn)真，即便是那些財(cái)務(wù)資料、業(yè)務(wù)資料或者是相應(yīng)的文書以及人事資料，都不具有條理性，分類管理的工作十分的不到位，很難發(fā)揮資料的作用與價(jià)值。

4.管理工作不規(guī)范

大部分的醫(yī)院都沒有對于檔案管理工作系統(tǒng)化以及規(guī)范化的規(guī)定以及管理，致使檔案管理人員只能夠依據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)以及理解來進(jìn)行，致使重要的文丟失或者歸類錯(cuò)誤，為日后的調(diào)取以及審閱工作帶來了一定的困難。

5.管理工作現(xiàn)代化水平不高

由于醫(yī)院對檔案管理工作的不重視，檔案管理工作中便很容易出現(xiàn)懶惰以及應(yīng)對的思想與行為，檔案管理人員難以自主的提高自身的業(yè)務(wù)能力水平，致使檔案管理工作中的問題難以解決，檔案管理的方法陳舊落后，管理水平難以提升。

在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理過程中由于硬件設(shè)備不足，難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)代化，限制了檔案管理工作的發(fā)展。即便是個(gè)別的醫(yī)院引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備以及現(xiàn)代管理的技術(shù)，檔案管理人員也難以適應(yīng)其要求，操作水平不高的管理人員難以提高檔案管理工作的水平，提高其現(xiàn)代化水平。

三、優(yōu)化檔案管理的策略建議

1.制定與完善醫(yī)院的檔案管理制度

檔案管理工作需要相關(guān)的制度指導(dǎo)以及規(guī)章約束，為檔案的管理工作提供指導(dǎo)與約束，規(guī)范檔案管理的進(jìn)行。

而制度的制定以及施行，首先便需要領(lǐng)導(dǎo)層改變對于檔案管理的重視度，認(rèn)識到檔案管理工作對于醫(yī)院運(yùn)行與改革的重要性。檔案管理工作作為醫(yī)院管理中一部分，不僅可以保證醫(yī)院工作的正確運(yùn)行，保證醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還可以保證上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料的隨時(shí)調(diào)閱，以便管理層對醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)做出科學(xué)的安排，提高醫(yī)院的效益。

其次，還需要明確檔案管理工作的激勵(lì)制度以及獎(jiǎng)懲原則，即便是考察以及試用期的人員都要有嚴(yán)格的考核以及懲罰制度，體現(xiàn)出醫(yī)院對于檔案管理工作的重視的同時(shí)也能夠激勵(lì)檔案管理人員工作熱情，進(jìn)而為檔案管理工作提供明確的依據(jù)，提高檔案管理工作的水平。

2.培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

鑒于檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的參差不齊，需要在實(shí)踐的過程中對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)以及專業(yè)知識深化教育，進(jìn)而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)。

培訓(xùn)的內(nèi)容不僅要包含檔案管理的專業(yè)知識，還要包含對于檔案管理工作重要性的講解，進(jìn)而提高了工作人員責(zé)任意識、培養(yǎng)了工作人員的從業(yè)道德同時(shí)也端正了工作人員的態(tài)度，不僅能夠培養(yǎng)出檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神，還能夠強(qiáng)化檔案管理人員的吃苦耐勞精神以及服務(wù)意識，有效的減少檔案分類歸檔中的錯(cuò)誤，減少珍貴文件的損壞或者丟失現(xiàn)象的發(fā)生，從而切實(shí)的提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3.鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新

檔案的管理工作對于醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及效益的實(shí)現(xiàn)都有著關(guān)鍵性的作用，這就要求檔案管理工作能夠隨著經(jīng)濟(jì)形勢以及醫(yī)療改革的深化而不斷的進(jìn)行創(chuàng)新與做出相應(yīng)的改變，適應(yīng)新形勢與新要求。

醫(yī)院可以鼓勵(lì)檔案管理工作采取計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平的同時(shí)，也能夠顯著的提高管理的效率；同時(shí)也可以鼓勵(lì)檔案管理人員對檔案管理的方式進(jìn)行自主研究與開發(fā)，創(chuàng)新檔案管理的方法，豐富檔案管理的理論，表揚(yáng)與宣傳醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理創(chuàng)新方法，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的超市形式，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

篇5

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費(fèi)用戶較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。

2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對案卷進(jìn)行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。

2.2 保證案卷整理的規(guī)范性

檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。

2.3 統(tǒng)一分類號

在整個(gè)檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。

2.4 規(guī)范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。

3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分清主次

進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務(wù)，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關(guān)鍵詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時(shí)間，提高效率。

檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.