紙質(zhì)檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇紙質(zhì)檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理

現(xiàn)代科學技術(shù)水平得以提升，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用到各個領(lǐng)域。在傳統(tǒng)方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發(fā)揮較大意義，從而實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合發(fā)展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態(tài)，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現(xiàn)兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現(xiàn)代化科學技術(shù)，維護其安全性，這樣不僅保證了現(xiàn)代方法與現(xiàn)代技術(shù)的充分利用，也使檔案管理工作更規(guī)范。

1電子檔案與紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產(chǎn)生后，會對其有效利用，紙質(zhì)檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質(zhì)檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業(yè)單位中，使用的紙質(zhì)檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質(zhì)檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現(xiàn)良好的保密工作。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員需要認識到紙質(zhì)檔案的重要性，以認真的態(tài)度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫進行保存的，與人們生活存在密切關(guān)系[1]。紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質(zhì)檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質(zhì)檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質(zhì)檔案中存在的缺陷，不僅能實現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換，還能對各個信息介質(zhì)進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發(fā)展。

2電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)揮的優(yōu)勢

在企業(yè)與事業(yè)單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數(shù)據(jù)完整性。促進原始內(nèi)容的完整性，保證其價值的充分發(fā)揮。當檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質(zhì)檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質(zhì)檔案更方便閱讀。而且，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息也更穩(wěn)定。當單位、企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。

3紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時期發(fā)展趨勢下，檔案管理技術(shù)還比較低下，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在的特點和優(yōu)勢都處于獨立發(fā)展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發(fā)過程中，實現(xiàn)了較大的便捷性和高效性，應(yīng)用過程中，是各個媒體的集成化發(fā)展，具備全面性與直觀性特點，與紙質(zhì)檔案相比，促進較大優(yōu)勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質(zhì)進行開發(fā)與備份保存。電子方式的實現(xiàn)是一個不斷發(fā)展的過程，在該階段，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的發(fā)展需要。在目前建設(shè)與發(fā)展下，紙質(zhì)檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現(xiàn)文化歸檔的統(tǒng)一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質(zhì)進行備份，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉(zhuǎn)期間實現(xiàn)的相互依存，它們隨著業(yè)務(wù)流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案，工作人員對重復(fù)文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發(fā)展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時期不斷進步與發(fā)展下，電子商務(wù)、電子政務(wù)得以有效開展，各個企業(yè)與事業(yè)單位在內(nèi)部也建立了相關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進了紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合使用，達到優(yōu)勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關(guān)方法的推出，使紙質(zhì)檔案、電子檔案在良好的環(huán)境下實現(xiàn)融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產(chǎn)生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統(tǒng)方式下，基層檔案都是從外部、自身內(nèi)部引來的，其中，紙質(zhì)檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質(zhì)檔案。在現(xiàn)代檔案管理中，需要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理，在執(zhí)行工作中，不僅在歸檔工作中更統(tǒng)一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時期發(fā)展趨勢下，為了實現(xiàn)檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質(zhì)。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質(zhì)檔案管理工作進行思考，保證能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的長期保存和使用。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術(shù)特點和系統(tǒng)特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業(yè)性與自身素質(zhì)都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關(guān)的基礎(chǔ)知識，還要學會計算機的應(yīng)用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標準

在新時期發(fā)展趨勢下，為了應(yīng)用新型檔案載體，實現(xiàn)與計算機技術(shù)的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現(xiàn)信息的規(guī)范性與標準化。檔案信息系統(tǒng)的使用質(zhì)量與數(shù)據(jù)信息質(zhì)量存在緊密聯(lián)系，所以，要為數(shù)據(jù)信息格式設(shè)定相關(guān)標準。在新型載體檔案得以廣泛應(yīng)用后期，促進業(yè)務(wù)管理各個方面更標準十分重要。如：建立統(tǒng)計標準、規(guī)則標準等。還需要為計算機數(shù)據(jù)庫建立相關(guān)標準，促進新型檔案信息載體格式的轉(zhuǎn)化標準，保證計算機硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關(guān)的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環(huán)節(jié)充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導(dǎo)致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關(guān)的法律法規(guī)，確定出電子檔案的法律地位。

結(jié)束語

電子檔案成為當今發(fā)展的主要趨勢，其含有的豐富內(nèi)容能夠為工作提供信息基礎(chǔ)。對電子檔案進行開發(fā)利用，實現(xiàn)長期的保存工作，需要在技術(shù)、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的充分融合。

參考文獻

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紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴謹、科學以及證明等首先就應(yīng)當具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學嚴謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。

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一、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點

1、紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業(yè)在工作時的信息的記錄。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質(zhì)檔案管理時要提高警惕，認真對待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進的計算機技術(shù)為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關(guān)聯(lián)性操作，實現(xiàn)了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢

對于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現(xiàn)遠距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進行檔案處理時比較強調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據(jù)。在中國甚至今后很長一段時期內(nèi)，是不可能完全拋開紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合

隨著現(xiàn)在國家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進行不斷的發(fā)展，這就對有關(guān)的檔案管理必須進行細致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢比較強，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環(huán)節(jié)嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯(lián)系，并對電子檔案進行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.

3、建立一套科學合理的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應(yīng)貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計算機技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個計算機和檔案管理基礎(chǔ)知識都比較扎實的專業(yè)人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發(fā)展。

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【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；檔案安全；影響及對策

由于紙質(zhì)檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質(zhì)檔案管理具有獨特的優(yōu)勢和劣勢，所以在現(xiàn)代檔案理中，應(yīng)當運用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方法，在管理和制度方面建立科學的方法，并提高檔案管理人員的素質(zhì)，科學管理紙質(zhì)檔案。

一、紙質(zhì)檔案的特點及缺陷

紙質(zhì)檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現(xiàn)代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關(guān)注和青睞，但傳統(tǒng)的、具有原始性質(zhì)的紙質(zhì)檔案也不容忽視。據(jù)了解，紙質(zhì)檔案具有以下特點：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩(wěn)定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復(fù)用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質(zhì)檔案對檔案安全的影響及優(yōu)勢

（一） 紙質(zhì)檔案可以較為獨立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質(zhì)檔案可以獨立地完成信息的記載。在紙質(zhì)檔案的記錄中，紙質(zhì)檔案的閱讀、調(diào)閱和使用都可以單獨完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計算機技術(shù)、光盤技術(shù)等高科技，信息與設(shè)備結(jié)合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質(zhì)檔案載體穩(wěn)定、可較長期地保存資料。紙質(zhì)檔案相比其他檔案記載方式有更加穩(wěn)定、耐用的特點，因為檔案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達到這個要求。因為電子信息會受到多種因素的影響，如環(huán)境的防磁性、抗病毒和資料的儲存空間都有較大的要求。

（三）紙質(zhì)檔案記載方式傳統(tǒng)而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡便的查詢和調(diào)閱方式，而電子檔案相比紙質(zhì)檔案來說，運用的是更為先進的記錄技術(shù)和調(diào)閱方式。在這個過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機盲”，在這種情況下，會操作、懂電腦的特別少。所以紙質(zhì)檔案沒有局限性。

（四）具有保密性。在當今科技發(fā)達的年代，科技發(fā)達給現(xiàn)代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現(xiàn)象也更普遍了。所以紙質(zhì)檔案在這一點上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質(zhì)檔案的存在，很大程度上保護了原始數(shù)據(jù)，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數(shù)據(jù)而達到其特有目的的幻想，維護了檔案的權(quán)威。同時，紙質(zhì)文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對一些重要數(shù)據(jù)進行處理時，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時備份形成紙質(zhì)檔案。可以說，辦公自動化系統(tǒng)中的不安全因素，充分體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案存在的重要性，同時也穩(wěn)固了紙質(zhì)檔案在檔案中的地位。

三、紙質(zhì)檔案管理的對策研究

（一）與電子檔案相結(jié)合。既然紙質(zhì)檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質(zhì)檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的特點，可以將紙質(zhì)檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對獨立又相互聯(lián)系的系統(tǒng)。應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質(zhì)檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學性和集中性。建立集中管理的紙質(zhì)檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對檔案的完整性和可持續(xù)使用性造成的破壞。

（三）建立科學的管理制度。由于紙質(zhì)檔案的無法更改性和永久性，應(yīng)必須保證檔案在建立之初就有一個很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對紙質(zhì)檔案的科學管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應(yīng)該為每一份檔案建立相應(yīng)的記錄制度。實施檔案保管和整理的責任制，確保發(fā)生業(yè)務(wù)之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強檔案管理人員素質(zhì)。最后也是最重要的一方面，就是必須加強檔案管理人員的相應(yīng)素質(zhì)。第一，檔案管理人員應(yīng)當了解紙質(zhì)檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應(yīng)記錄在編，防止自管自盜的現(xiàn)象發(fā)生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現(xiàn)代檔案管理的制度，從而使紙質(zhì)檔案管理更加科學化。

四、結(jié)語

雖然在信息科技大力發(fā)展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質(zhì)檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對紙質(zhì)檔案的研究仍然十分有必要。在紙質(zhì)檔案管理建設(shè)中，我們也應(yīng)該跟上科技發(fā)展的步伐，在紙質(zhì)檔案建設(shè)上搶占制高點，這樣才能使紙質(zhì)檔案與電子檔案在發(fā)展中交相輝映。

【參考文獻】

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關(guān)鍵字：電子檔案；紙質(zhì)檔案；對比分析；并存發(fā)展

計算機科技高速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來了一定的困難，因此如何更好的解決紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應(yīng)用的關(guān)系就成了檔案管理中非常重要的一點。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點

隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點，客觀分析他們的優(yōu)勢和劣勢，善加利用，才能更好地應(yīng)用到檔案管理之中。

1.1 電子檔案的優(yōu)缺點

電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時間地點的限制，只要能夠找到相應(yīng)的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化。

電子檔案是一種高密度的儲存方法。以前有磁帶、磁盤，現(xiàn)在有U盤、硬盤，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢。

電子檔案傳遞信息迅速。電子檔案由計算機通過網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)傳播，傳送速度非常快，和以只能通過郵寄的方式來傳輸?shù)募堎|(zhì)檔案相比，可謂是天壤之別。

電子檔案穩(wěn)定性差。

1.由于電子檔案不受時間和地點的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤等設(shè)備多次復(fù)制，這種不受載體限制的相互復(fù)制，很難確定哪一個是原件，更無法確定有沒有人為的更改。

2.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會無法挽救，變成廢品。

3.電子檔案依賴相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。當存儲電子檔案的設(shè)備由于擠壓、磨損等原因損壞時，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設(shè)備的存放壽命也遠不及紙質(zhì)檔案，例如光盤的使用壽命已經(jīng)是載體中比較長的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時長。計算機更新?lián)Q代非常快，電子檔案又依賴于特定設(shè)備和軟件，如果使用這些及其設(shè)備形成的電子檔案需要保存很長時間，而在此期間一旦廠家不再提供相應(yīng)的技術(shù)支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點

紙質(zhì)檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應(yīng)的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達到200年以上，可以較長時間保存重要檔案。

紙質(zhì)檔案的缺點也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時間同一地點只能供一位用戶使用。同時，傳遞速率也較差，可以通過郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達，遠距郵遞也是需要以天為單位計算的，和以互聯(lián)網(wǎng)傳遞的電子檔案無法相比。

2 兩者應(yīng)并存發(fā)展

通過上述對電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的對比分析可以發(fā)現(xiàn)，二者各有優(yōu)勢，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應(yīng)該相互配合使用，彌補彼此的不足之處。

在電子檔案歸檔保存時將相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案也一并保存，紙質(zhì)檔案具備的長久保存和真實可靠的優(yōu)勢，電子檔案有檢索速度快、存儲密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質(zhì)檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。

2.1 檔案管理人需具備完整的檔案管理知識

由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對新鮮事物接受速度比較慢，對電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使其具備完整的檔案管理知識。

而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學習相關(guān)知識。在增強自身檔案管理方面的知識的同時，學習計算機應(yīng)用的基礎(chǔ)知識，并運用到日常檔案管理工作之中。

2.2 電子檔案全過程管理

由于電子檔案非常依賴其設(shè)備和軟件，因此要對電子檔案做到全過程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應(yīng)用等全過程發(fā)揮作用，肀Vさ繾擁蛋傅惱媸島陀行А

檔案管理部門中應(yīng)設(shè)有專門人員負責電子檔案的存儲和登記，實現(xiàn)辦公和檔案管理相結(jié)合，以便于日后電子檔案的管理和利用。

2.3 同步歸檔

由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對于同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)當同步接收歸檔。比如，大學畢業(yè)生的檔案移交問題，因為檔案對于大學生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時，人才市場等負責檔案移交的部門會做到將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內(nèi)容的完整和準確，還能使檔案更為長久地保存。

同步歸檔可以讓電子檔案和紙質(zhì)檔案達到優(yōu)勢互補的目的，更能揚長避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。

2.4 建立聯(lián)系

電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。

如果目前庫存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應(yīng)用。

2.5 利用檔案的管理措施

由于電子檔案容易被改動，而且改動之后難以分辨原始數(shù)據(jù)和改動數(shù)據(jù)，使得在利用工作中管理人員經(jīng)常難以控制，并且由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們在網(wǎng)絡(luò)上就能更改自己的檔案信息，更是為檔案管理增加了困難。

為了保證檔案的真實完整，有關(guān)部門可以采取相關(guān)措施，比如更改信息前必須驗證口令和身份，并及時登記，對于非常重要的檔案，必須經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批才可進行更改。對于更改過的電子檔案應(yīng)當及時記錄并與更改前的電子檔案保持關(guān)聯(lián)，保證檔案內(nèi)容的延續(xù)性和完整性。

比如畢業(yè)生在檔案管理網(wǎng)站上查找并審核自己的檔案內(nèi)容之前，必須登錄自己的賬號，保證查看的是自己的檔案內(nèi)容，在提出修改的過程中必須嚴格按照審核要求，如果需要學校老師和領(lǐng)導(dǎo)的批準和證明，必須出示相關(guān)資料才能進行修改，否則不予修改。

3 總結(jié)

由于計算機和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在檔案管理中扮演舉足輕重的角色，但是通過對電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者配合使用更加有利于檔案的管理和應(yīng)用。本文第二部分還為電子檔案和紙質(zhì)檔案配合提出5點建議，希望可以為檔案管理工作提供新的思路和方向。

參考文獻

[1]阮芳.紙質(zhì)檔案應(yīng)與電子檔案并存――開放教育環(huán)境下的檔案工作[J].天津市經(jīng)理學院學報，2013，01：37-38.